Comment le leader européen des produits de santé naturels Havea Group améliore la performance de ses commerciaux avec Okalys ?

Contexte

HAVEA GROUP (235M€ de chiffre d’affaires, 850 collaborateurs en 2022) est un leader européen des produits de santé et de bien-être naturels à travers le développement, la fabrication et la commercialisation de compléments alimentaires, cosmétiques naturels / bio, dispositifs médicaux et infusions. La stratégie du groupe est de développer des marques fortes telles que Aragan, Densmore, Vitarmonyl, Biolane, et Dermovitamina. Nous sommes présents dans les grands réseaux de distribution : pharmacies, parapharmacies, grandes et moyennes surfaces, vente par correspondance, e-commerce... en France et dans de nombreux pays.

Nous avons interrogé Perrine Courroy, directrice éditoriale du groupe. Rattachée directement au CEO, elle supervise la production des différents contenus du groupe selon la direction stratégique définie, et accompagne les marques dans la définition de leur plateforme, la coordination et la diffusion de leurs différents produits éditoriaux.

Pouvez vous nous en dire plus sur les origines du projet ?

Le groupe Havea, en pleine transformation, cherchait à digitaliser et harmoniser ses outils, notamment pour les forces de ventes itinérantes.
Les enjeux étaient néanmoins différents selon les Business Units :

• La BU GMS, disposait de plusieurs outils d’aide à la vente dans lesquels différents types de contenus étaient intégrés, notamment un book de vente digital déployé en 2015 dédié à la connaissance des marques, de leurs marchés et aux outils promotionnels. Mais la démultiplication des outils et supports (Book digital, CRM, Teams, Présentation PowerPoint, Mails, …) rendait difficile et chronophage leur administration et complexe la bonne appréhension et utilisation des informations par les utilisateurs.

• Les autres BU, notamment la Pharmacie, ne disposaient pas d’outils digitaux et travaillaient essentiellement via des catalogues PDF ou papier.

Pourquoi avoir choisi Okalys ?

Nos critères de sélection étaient simples :

• Une solution répondant à tous nos besoins fonctionnels ;

• Une solution simple d’utilisation ;

• Une technologie SaaS fonctionnant aussi en mode déconnecté (Off-Line) ;

• Une méthode de déploiement extrêmement simple et rapide ;
  

• Un tarif compétitif ;

• Une entente culturelle et une relation de proximité avec l’éditeur ;

Okalys s’est présenté comme le partenaire répondant le mieux à ces critères.

En quel délai avez-vous mis en œuvre le projet ?

Le projet a pu être déployé auprès des équipes GMS en 6 mois, entre l’accompagnement fait par les équipes Okalys, la création et la personnalisation du book par nos équipes et les développements spécifiques notamment liés à la connexion PIM. Nous avons ensuite enchainé avec un déploiement pour nos équipes Pharmacies.

A quelles problématiques répondez-vous grâce à Okalys ?

Okalys apporte aux équipes administration des ventes, coordination force de vente et marketing un réel gain de temps. Nos supports existants peuvent tous être intégrés, que ce soit des PDF, Powerpoint, Vidéos, Images, Word, Excel, … et nous pouvons personnaliser l’application au plus près de notre charte graphique.
Côté utilisateur, tout les contenus marketing et commerciaux ainsi que les supports internes (formation, …) sont regroupés dans un seul outil et permet un onboarding optimal des nouveaux entrants.

Quelles mobilisations de ressources (humaines, financières,...) ont elles été nécessaire ?

Différents métiers ont été embarqués pour le déploiement du book Okalys :

• Le service commercial pour les outils d’aide à la vente et les contenus enseignes ;

• Les services marketing pour les contenus des différentes marques ;

• Le design pour la gestion du graphisme ;

• L’IT pour la gestion du SSO et l’interfaçage avec le PIM ;

Y a t'il eu des contraintes (besoins spécifiques, interconnexions, temps, techniques, fonctionnelles) ?

Le E-book devait répondre aux prérequis suivants :

• Disponible en mode offline ;

• Compatible sur PC classique et tactile sous Windows ;

• Ergonomique et facile à prendre en main pour les utilisateurs finaux ;

• Backoffice facile d’utilisation pour les administrateurs ;

• Capable de générer un catalogue produit personnalisé connecté au PIM ;
  

Combien d'utilisateurs, siège et terrain, utilisent la solution ? Quel sont leurs profils ?

La solution est utilisée par presque 200 utilisateurs sur le terrain et au siège :

• Nos équipes pharmacies : Délégués pharmaceutiques, leurs managers, ...

• Nos équipes GMS : Promoteurs, Chefs de secteur, Directeur de région, ...
  

• Nos équipes Siège : Marketing, Formation, Coordination force de vente, ...

Comment pilotez vous votre force de vente grâce à Okalys ?

Pour la GMS, nous avons choisi de travailler avec une clé d’entrée par « Enseigne », c'est à dire nos clients. Le plan d’actions commerciales et les priorités par marque sont administrées en fonction de chaque client. L’objectif est que lorsqu’un chef de secteur entre en visite, il retrouve toutes les informations spécifiques à son client dont il va avoir besoin pour maximiser ses ventes et ce, qu’elle que soit la marque (Assortiment, Plans Merch, Promotions…). Cela lui permets de diffuser un discours personnalisé sans risquer de présenter de mauvaises informations.

Pour les équipes Pharmacies, le contenu est beaucoup plus « standardisé » à la marque et au produit.

Quelle fonctionnalité vous paraît le plus pertinent pour votre métier ?

La disponibilité de tous les contenus en mode OffLine est essentielle sur les postes itinérants ne disposant pas toujours d’une connexion internet.

Comment la solution Okalys est accueillie par votre force de vente ?

Les collaborateurs ont très bien accueilli l’arrivée du E-book et se sont très bien adaptés à ce nouvel outil. Ils le trouvent facile à prendre en main et ont tout de suite compris l’intérêt d’y trouver un maximum d’infos à un seul et même endroit.

Comment la solution Okalys est accueillie par les clients (pharmacies et GMS) lors des rendez-vous ?

Les clients apprécient l’aisance des chefs de secteurs qui naviguent dans un outil moderne renvoyant une image professionnelle. Les présentations sont fluides et les contenus implémentés pertinents. L’intégration de contenus variés et notamment vidéos animent le RDV et le rend dynamique !

Pouvez-vous expliquer l'interconnexion qui existe entre Okalys et votre PIM Akeneo ? Comment améliore t’elle la productivité de vos services ?

Notre besoin est de mettre à disposition des commerciaux les informations détaillées de l’intégralité des produits, que ce soit les derniers visuels ou la documentation technique. Notre PIM Akeneo est interconnecté avec Okalys via une API pour garantir la fiabilité et la disponibilité de l’information. Ces informations apparaissent là où c'est pertinent selon la stratégie mise en place et cohérent avec le parcours de vente souhaité.

Ceci permet d’assurer une information juste et à jour au plus près du terrain tout en allégeant la partie administrative.

En quoi la synchronisation automatique avec votre CRM Coheris simplifie l'utilisation de l'outil ?

La synchronisation de notre CRM étant obligatoire une fois par jour, sa mutualisation avec Okalys nous permet de simplifier l’usage quotidien des commerciaux. En synchronisant le CRM, le E-book Okalys se synchronise automatiquement et permet aux commerciaux de toujours avoir les contenus à jour.

En quoi l'interconnexion avec votre système SSO (Single Sign-On) simplifie l'utilisation de l'outil ?

Tous les outils du groupe sont aujourd’hui liés au SSO. Travailler le E-book de cette manière sécurise davantage nos accès et permets aux commerciaux d’être plus rapidement connectés à l’outil.

Quels sont les résultats et les impacts de la mise en place d'Okalys sur votre organisation marketing et commerciale ?

Nous avons gagné du temps dans la réalisation des contenus car nous utilisons des présentations ou des supports médias déployés sur d’autres outils. La mutualisation de ces données est un vraie plus !

Le gain de temps est également très fort dans la gestion opérationnelle : l’intégration de ces contenus est extrêmement rapide et très appréciée par les personnes en charge de la mise à jour des infos.

Intégrez vous le book de vente digital dans votre démarche RSE ? Avez-vous chiffré des économies (papier,...) ?

La mise en place d’Okalys pour nos équipes Pharmacies a supprimé l’impression de nombreux documents papiers (Book de campagne, Bon de commande, …) soit environ 10 000 pages par an.

Indépendamment des coûts d’impressions, c’est surtout la réactivité et la capacité à piloter l’utilisation grâce à un support digital qui nous permet d’atteindre un excellent ROI.

A quelle type d'organisation / force de vente recommanderiez-vous Okalys ?

Cet outil peut être utilisé dans toute type d’organisation car les contenus peuvent être gérés et adaptés en fonction des profils utilisateurs : que l’on soit promoteur, chef de secteur ou DR sur le terrain ou encore Cat Man et Compte-clé en centrale d’achats !

Comment décririez-vous vos relations avec Okalys (l'entreprise / l'équipe / la solution) ?

Côté Métier, l’équipe d’Okalys est très disponible pour expliquer, former et trouver des solutions rapides. La proactivité est également de mise et est très appréciée pour avancer dans un modèle d’amélioration continue. Nos relations sont donc excellentes !

Comment expliquez vous le succès du projet ?

Le succès de ce projet est d’abord lié à la facilité et à la rapidité de mise en place de la solution. De plus, la prise en main est extrêmement intuitive et ne demande qu'un temps d’adaptation très court.

Il est nécessaire de bien réfléchir à l’arborescence de son book et sa structure. L’équipe d’Okalys est force de proposition sur ces sujets et nous permet de capitaliser sur l’ergonomie de la solution.