Meilleure solution pour digitaliser vos supports de vente

Pendant la visite, le chef de rayon attend. Le chef de secteur cherche son argumentaire sur la tablette, et le fil de l’échange se perd.

Voici les critères qui comptent sur le terrain pour choisir la meilleure solution pour digitaliser les supports de vente de vos équipes.

Les critères qui comptent sur le terrain

Ce qu’un dossier partagé ne fait pas à votre place

Un dossier partagé permet de déposer des fichiers, mais il ne présente pas les contenus pendant le rendez-vous : le chef de secteur doit encore retrouver le bon argumentaire, le tarif à jour et le plan merchandising de la campagne. Un book de vente digital range ces contenus et les présente pendant la visite, sur tablette, smartphone ou ordinateur.

Le CRM enregistre l’activité : comptes rendus, contacts, opportunités. Le book montre le produit et l’argumentaire au bon moment. Les deux peuvent échanger des informations, mais ils n’interviennent pas au même moment : les confondre pousse à demander au CRM ce qu’il ne sait pas faire.

En GMS, vérifiez que la solution suit vos enseignes, vos gammes, vos temps forts et vos parcours de revente. Pour un laboratoire pharmaceutique, elle doit aussi séparer les contenus selon les groupements, les gammes OTC et les interlocuteurs en officine. Pendant une visite, quatre fonctions comptent vraiment :

• retrouver rapidement une fiche produit ;
• présenter plusieurs formats de documents ;
• enchaîner les supports sans rupture ;
• consulter l’ensemble du contenu sans réseau.

Tester avant de comparer les prix

Avant de regarder les offres, testez la solution avec vos propres supports : une démo générique ne montre ni la complexité de votre arborescence, ni la place de vos vidéos. Okalys propose une maquette personnalisée, manipulable gratuitement.

La facturation dépend en général du nombre d’utilisateurs et des fonctions activées. Chez Okalys, le tarif est établi par utilisateur, avec un accès sur ordinateur, tablette et smartphone inclus et sans engagement. L’intégration CRM, le catalogue produit automatique ou le SSO font évoluer le périmètre du devis.

Le délai de déploiement dépend surtout de la préparation : identification des supports, arborescence, contenus à importer. L’équipe Okalys accompagne ces étapes et forme sur site les administrateurs.

Regrouper les supports dans un espace structuré

Importer et classer les contenus

Un chef de secteur ne devrait pas chercher la fiche d’une nouveauté entre son courrier, un espace partagé et une conversation d’équipe. Le gestionnaire de contenus d’Okalys réunit tout dans une seule application : PowerPoint, Word, Excel, PDF, vidéos et images.

Okalys se connecte à Google Drive, SharePoint, Microsoft Teams et OneDrive : les contenus déjà utilisés par les équipes se synchronisent au lieu d’être recréés. Une fois importés, les documents se rangent dans une arborescence qui suit la façon dont vos équipes vendent :

• une entrée par enseigne pour un chef de secteur GMS ;
• un classement par gamme OTC, groupement, typologie d’officine ou objectif de visite pour un laboratoire.

Le siège doit aussi désigner qui entretient cette bibliothèque. Marketing, trade marketing, direction commerciale et responsables de force de vente n’ont pas les mêmes responsabilités : la gestion des privilèges permet à chacun d’intervenir dans son périmètre.

Retrouver le bon support en rendez-vous

La recherche par mot-clé sert quand un interlocuteur pose une question précise ; l’arborescence sert à guider la présentation. Un chef de secteur cherche parfois un support par temps fort ou par rayon, rarement par marque : prévoyez ces entrées.

La migration se prépare avant le lancement : triez les doublons, nommez les versions utiles et séparez les documents terrain des fichiers de travail du siège. L’application importe les supports existants, mais c’est vous qui définissez l’arborescence commerciale.

Des mises à jour qui évitent les tarifs périmés

Un ancien tarif resté dans la tablette peut suffire à fragiliser une négociation. La mise à jour doit donc partir d’un espace central, avec des responsabilités claires : qui modifie les supports, qui publie les nouvelles versions, qui retire ceux qui ne doivent plus être présentés.

Okalys permet de programmer les publications, avec une date de mise en ligne et une date d’archivage. C’est utile pour un lancement produit, une opération saisonnière ou un support valable sur une période commerciale donnée. La synchronisation diffuse ensuite les documents ajoutés ou modifiés, et le rapport de synchronisation permet au terrain de vérifier que les changements sont pris en compte.

Une règle de nommage simple limite les versions concurrentes : référence produit, type de support, cible et date de publication. La solution gère la diffusion ; votre organisation décide qui valide le tarif, l’allégation produit ou le plan de vente avant publication.

Des présentations qui suivent le déroulé de la visite

Un rendez-vous ne démarre pas de la même façon dans un hypermarché, un supermarché ou une officine. Le ciblage intelligent d’Okalys repose sur quelques choix simples :

• définir vos cibles : enseigne GMS, groupement de pharmacies, type d’interlocuteur ou type de rendez-vous ;
• associer à chaque cible les supports qui lui correspondent ;
• laisser le commercial accéder aux contenus de sa cible au début de la visite.

Le commercial accède ainsi aux contenus utiles sans parcourir toute la bibliothèque devant l’acheteur, et les informations qui ne concernent pas le client restent masquées. Si le rendez-vous prend une autre direction, il peut aussi construire ou modifier sa propre présentation dans Okalys et y ajouter les documents dont il a besoin.

Le mode hors connexion pour les visites sans réseau

Une réserve de magasin ou une officine mal couverte ne doit pas bloquer la présentation d’une gamme. Après synchronisation, les supports restent accessibles sans connexion, sur tablette, smartphone ou ordinateur. Les fonctions qui interrogent un service distant, comme l’agent d’IA, demandent en revanche une connexion.

Le poids devient vite un problème quand les équipes emportent vidéos, catalogues et présentations sur le même appareil. Okalys découpe et compresse les documents à l’import : la synchronisation est plus rapide et l’affichage reste fluide.

CRM, PIM et fonctions complémentaires

Vérifier les intégrations et leurs limites

Okalys se connecte notamment aux CRM Salesforce, Microsoft Dynamics, Cohéris, Statigest, OpenPharma, Sidely, Chapsvision, Proginov et Klee. Depuis le CRM, le book peut s’ouvrir sur un client, un produit ou un document, et les statistiques des présentations peuvent remonter au CRM. Le fonctionnement exact dépend du connecteur et du paramétrage retenus : faites-le préciser.

Pour les données produit, Okalys se relie à un PIM, l’outil qui centralise les fiches produit, comme Akeneo ou Pimcore. La connexion suit quatre étapes :

• structurer les données produit dans le PIM ;
• créer les modèles de fiches produits dans Okalys ;
• connecter le PIM à Okalys (étape réalisée par l’équipe Okalys) ;
• rendre les fiches accessibles aux commerciaux.

Une modification faite dans le PIM se répercute ensuite dans les fiches du terrain.

Évaluer les fonctions complémentaires

Okalys IA, avec l’agent Alys, répond aux questions du commercial à partir des documents importés et indique les pages utilisées ; les réponses peuvent être lues à voix haute. L’agent a besoin d’Internet, mais ne cherche pas sur le web.

Les statistiques portent sur l’usage du book : contenus consultés, temps passé, cibles visitées, parcours suivis. Elles montrent ce qui est vraiment ouvert en visite, sans remplacer les données de vente, le stock ou le sell-out.

Avant de signer, faites manipuler la solution par quelques chefs de secteur, avec vos propres argumentaires, vos tarifs et vos plans merchandising. Puis désignez dans votre équipe la personne qui valide les supports publiés et ceux à retirer.

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