L’essentiel à retenir : enrichir un catalogue, c’est regrouper en une fiche complète et cohérente toutes les informations de chaque produit. Chaque donnée doit être corrigée dans une seule source de référence, sinon les fichiers, le site et les supports divergent. Prévenez vos équipes terrain à chaque changement, pour que vos commerciaux ne présentent pas une ancienne version.
Un même produit peut afficher un conditionnement dans votre système de gestion, un autre sur le site et un troisième sur le PDF de votre commercial. Le chef de rayon voit l’écart avant lui.
Il faut donc savoir quelle information fait foi partout à la fois. Cet article explique ce que l’enrichissement du catalogue apporte à votre force de vente, et par où commencer avec vos équipes.
Au programme de cet article :
Qu’est-ce que l’enrichissement de catalogue produit ?
Enrichir un catalogue, c’est compléter et organiser les informations qui décrivent vos produits : textes, caractéristiques, données commerciales et logistiques, labels, images et mentions réglementaires.
Le résultat est une fiche complète et cohérente par produit, au lieu de données éparpillées dans plusieurs fichiers.
Un export envoyé une fois ne reçoit pas les corrections. Le PIM centralise les informations produit et les diffuse vers les canaux de vente. Votre ERP, le logiciel de gestion, fournit les références et les données logistiques, et le DAM range les images et les vidéos.
Pour relier un PIM à vos supports commerciaux, consultez notre page sur l’intégration PIM.
Comment ça marche vraiment
Souvent, la donnée part de l’ERP ou d’un fichier Excel, puis elle est recopiée vers le site, le distributeur et les supports du commercial. Chaque copie peut diverger.
Le format GS1 sert de langue commune : le réseau GDSN envoie une fiche standardisée à vos partenaires. Pour arrêter la ressaisie côté commerciaux, vous pouvez créer un catalogue produit à partir d’un PIM, d’Excel ou d’une base de données.
Pour savoir quelle version fait foi, regardez d’où vos supports de vente tirent leur information. La chaîne casse souvent à l’un de ces points :
- Le PDF du commercial garde un conditionnement que l’ERP a changé.
- Le fichier de négociation garde un prix que le site n’affiche plus.
- Le distributeur reçoit une fiche qui n’a pas suivi la dernière modification.
Ce qui compte vraiment, par ordre d’importance
Les champs qui bloquent la vente ou la conformité
Les champs critiques ne sont pas les mêmes d’une catégorie à l’autre. Ne traitez donc pas toutes vos références avec une seule liste de champs.
Avant qu’un client valide une commande, il doit voir les caractéristiques essentielles du produit et son prix en euros. Pour le secteur de la pharma par exemple, définissez famille par famille les champs qui doivent figurer dans le catalogue digital pour le secteur pharmaceutique.
La cohérence entre canaux et discours terrain
Quand une information change, mettez-la à jour partout où elle apparaît : catalogue, site marchand et supports que vos commerciaux utilisent. Un nouveau visuel ou une mention réglementaire corrigée doit arriver dans chacun de ces canaux au même moment.
Sinon, votre chef de secteur répond à côté. Il annonce un ancien colisage que le site a déjà remplacé, et le chef de rayon voit l’écart avant lui. Un espace unique pour gérer vos contenus commerciaux permet au siège de centraliser et structurer ces supports.
La fraîcheur des informations lors des lancements et temps forts
Au lancement, la fiche part vers les rayons et vers vos commerciaux. Avant de la partager, contrôlez les données produit, les visuels et les mentions réglementaires exigées pour ce produit et ce canal.
C’est là qu’une erreur se voit le plus. Des données incomplètes et des mises à jour faites à la main dans plusieurs outils ralentissent la publication, donc le lancement.
Par où commencer
Commencez par lister vos sources de données et les canaux où vous diffusez les informations produit. Pour chaque donnée, notez qui la fournit, qui l’enrichit, qui la vérifie et qui la publie.
Faites ce travail avec le marketing, le digital et l’informatique ensemble, et désignez un responsable du modèle de données.
Trois gestes évitent de refaire le travail :
- Créez un modèle par famille de produits : champs requis, formats et unités.
- Reprenez d’abord les champs des premières publications, repérez doublons et incohérences, puis faites-les valider.
- Testez les exports avant la mise en production, sur chaque canal, données et photos comprises.
Comment savoir si ça marche
Mesurez séparément la complétude, c’est-à-dire la part des champs renseignés, par famille de produits et par canal. Elle montre où il reste des fiches à compléter.
Mesurez aussi la conformité, la part des règles respectées. Une fiche complète peut rester non conforme si un format est faux. Suivez les deux taux chaque mois pour voir si un écart augmente.
Pour voir où le processus bloque, suivez aussi ces indicateurs :
- Les erreurs repérées et les corrections à faire.
- Les exports rejetés par le destinataire.
- Les fiches sans image et celles en attente de validation ou de traduction.
Les erreurs qui coûtent le plus de temps
La même information saisie dans l’ERP, dans un fichier Excel et sur le site marchand finit par diverger. Une correction faite dans un outil peut ne pas être reprise dans les deux autres.
Définissez une source de référence pour chaque donnée, et ne corrigez que là.
Trois erreurs font perdre le plus de temps :
- Traiter tous les produits pareil. Une crème et un complément alimentaire n’ont pas les mêmes champs critiques.
- Confier le projet à l’informatique seule. Elle sait où sont les données, mais elle ne sait pas quelle information compte en rayon.
- Publier sans prévenir le terrain. Le commercial présente l’ancienne version si personne ne lui a dit que la fiche a changé.
Quels types d’outils pour le faire
L’ERP gère la commande et la facturation. Le PIM rassemble et diffuse les informations produit. Le DAM range les images et vidéos, reliées au bon produit et au bon canal.
Le MDM sert quand plusieurs systèmes partagent les mêmes données de référence. Aucun ne définit vos attributs ni ne valide une fiche : cela reste le travail de vos équipes métier.
Pour produire vos fiches sans les ressaisir, Okalys génère fiches produits et catalogue à partir d’un PIM, d’Excel ou d’une base de données. Les commerciaux les consultent ensuite dans leur book de vente digital, y compris sans connexion.
| Critère | ERP | PIM | DAM | Générateur de fiches |
|---|---|---|---|---|
| Rôle | Commandes, facturation | Infos produit diffusées | Images et vidéos | Fiches et catalogue |
| Donnée gérée | Commandes, prix | Fiches produit | Médias | Données produit |
| Ce qu’il ne remplace pas | Définition des attributs | Validation métier | Validation métier | Validation métier |
Enrichir votre catalogue et équiper vos commerciaux
Retenez une chose : chaque donnée produit a une seule source de référence, et chaque famille de produits a son propre modèle de fiche.
Votre prochain pas : listez vos sources de données et les canaux où elles partent, puis notez qui fournit, qui vérifie et qui publie chaque information. Vous pourrez ensuite mettre ces fiches entre les mains de vos chefs de secteur et de vos délégués. Pour voir comment, demandez une démo d’Okalys.
FAQ
Faut-il un PIM pour enrichir un catalogue produit ?
Non. Un tableur peut suffire pour organiser les données d’un catalogue. Le PIM devient utile quand plusieurs équipes et plusieurs canaux doivent gérer les mêmes informations, car il les centralise et les diffuse.
Peut-on enrichir son catalogue dans un tableur sans logiciel dédié ?
Oui. Dans un tableur, commencez par définir les champs, les formats et les unités, puis donnez un responsable à chaque donnée. Vérifiez les fichiers avant de les diffuser à vos commerciaux et aux canaux de vente.
Combien de temps faut-il pour enrichir les fiches de quelques centaines de références ?
Il n’y a pas de durée fixe : elle dépend du volume de corrections et du nombre de canaux à alimenter. Commencez par définir les champs, répartir les rôles et vérifier les données existantes. Estimez le délai à partir de là.
Comment un commercial retrouve-t-il la version à jour d’une fiche après un changement de recette ?
Le siège met à jour le contenu commercial partagé dès qu’une recette change. Le commercial retrouve alors la fiche à jour dans Okalys, y compris hors connexion, au lieu d’un PDF déjà périmé.