Comment Havea améliore la performance de ses commerciaux terrain avec Okalys ?

Pourquoi Havea a choisi d’intégrer Okalys ?

Havea a choisi Okalys pour équiper ses forces de vente terrain car l’application répondait à l’ensemble de leurs critères de sélection :

• Une solution répondant à tous leurs besoins fonctionnels,
• Une solution simple d’utilisation,
• Une technologie Saas fonctionnant en mode déconnecté (Off-line)
• Une méthode de déploiement extrêmement simple et rapide,
• Un tarif compétitif,
• Une entente culturelle et une relation de proximité avec l’éditeur.

Les étapes du projet

Le projet a pu être deployé auprès des équipes GMS en 6 mois, entre

Étape 1

Accompagnement effectué par les équipes d’Okalys.

Étape 2

La création et la personnalisation du book par les équipes d’Havea.

Étape 3

Les développements spécifiques notamment liés à la connexion PIM.

Le déploiement pour les équipes Pharmacies s’est fait ensuite dans un second temps.

Les équipes impliquées dans le projet

Lors de la mise en place d’Okalys, différents métiers ont été embarqués pour assurer la réussite du projet.

Membre de l’équipe	Rôle dans le projet
Le service commercial	Pour les outils d’aide à la vente et les contenus enseignes.
Le service marketing	Pour les contenus des différentes marques.
Le design	Pour la gestion du graphisme.
Le service IT	Pour la gestion du SSO et l’interfaçage avec le PIM.

Les contraintes d’Havea

Le book de vente devait répondre à plusieurs prérequis essentiels pour garantir son efficacité sur le terrain :

• Être disponible en mode offline pour permettre aux commerciaux d’accéder aux contenus lors de leurs déplacements ou en point de vente,
• Être compatible sur PC classique et tactile sous Windows pour s’adapter aux équipements déjà utilisés par la force de vente,
• Être ergonomique et facile à prendre en main pour les utilisateur finaux afin d’en faciliter l’adoption,
• Avoir un back office facile d’utilisation pour les administrateurs,
• Être capable de générer un catalogue produit personnalisé connecté au PIM.

Comment les équipes terrain sont pilotées grâce à Okalys ?

Havea pilote sa force de vente avec Okalys en adaptant l’organisation des contenus aux spécificités de chaque circuit.

Pour la GMS, elel a fait le choix d’une entrée par enseigne. Les plans d’actions commerciales et les priorités par marque sont définis en fonction de chaque client. Cette approche permet aux chefs de secteur, lorsqu’ils préparent ou réalisent une visite, d’accéder directement à l’ensemble des informations spécifiques à l’enseigne : assortiment, plans merchandising, opérations promotionnelles… L’objectif est de leur permettre d’accéder depuis un seul endroit à tous les éléments nécessaires pour maximiser l’impact de leurs rendez-vous, quelle que soit la marque concernée.

À l’inverse, pour les équipes Pharmacies, l’organisation des contenus est davantage standardisée. Les informations sont structurées principalement par marque et par produit, afin de garantir un discours homogène et cohérent.

L’intégration entre Okalys et Akeneo

Havea avait pour objectif de mettre à disposition de sa force de vente terrain l’ensemble des informations produits, de manière fiable et centralisée. Cela incluait aussi bien les derniers visuels que la documentation technique, indispensable pour préparer et réussir les rendez-vous commerciaux.

Pour répondre à cet enjeu, Okalys a été connecté au PIM Akeneo via une API. Cette synchronisation permet d’alimenter automatiquement le book de vente avec des données produits à jour, sans intervention manuelle.

Grâce à cette interconnexion, les commerciaux disposent en permanence d’une information fiable et actualisée, directement accessible sur le terrain. En parallèle, les équipes gagnent un temps précieux en réduisant le temps lié à la mise à jour et à la diffusion des informations produits.

L’intégration entre Okalys et Cohéris

La synchronisation quotidienne du CRM Cohéris étant indispensable, son interconnexion avec Okalys a permis de simplifier significativement l’usage pour les commerciaux.

Concrètement, en synchronisant leur CRM, les équipes mettent également à jour automatiquement leur book de vente Okalys. Ce fonctionnement évite les manipulations multiples et garantit un accès continu à des contenus actualisés.

Les commerciaux disposent ainsi, sans effort supplémentaire, d’informations toujours à jour pour préparer et mener leurs rendez-vous, tout en allégeant leur quotidien.

Quels résultats sur l’organisation commerciale et marketing ?

L’entreprise a constaté un gain de temps significatif dans la création et la gestion de ses contenus commerciaux. Les supports existants, tels que les présentations ou les supports médias déjà utilisés sur d’autres outils, peuvent être réutilisés directement dans Okalys. Cette mutualisation des contenus évite les doublons et limite les efforts de production.

Ce gain de temps se retrouve également dans la gestion opérationnelle au quotidien. L’intégration des contenus dans l’outil est rapide et simple, ce qui facilité leur mise à jour régulière. Les équipes en charge de l’administration peuvent ainsi diffuser plus facilement les informations à jour, tout en réduisant la charge de travail.

Enfin, la mise en place d’Okalys a permis de supprimer l’impression de nombreux documents papiers (book de campagne, bon de commande,…) soit environ 10 000 pages par an.

L’accueil d’Okalys par les équipes et clients d’Havea

L’adoption dubook de vente par les équipes a été rapide et naturelle. Les collaborateurs se sont facilement approprié l’outil, qu’ils jugent intuitif et simple à utiliser. Ils ont rapidement perçu l’intérêt de centraliser l’ensemble des informations commerciales au même endroit, ce qui facilite leur préparation et leur efficacité en rendez-vous.

Côté clients, qu’il s’agisse des pharmacies ou de la GMS, l’impact est également visible. Les chefs de secteur gagnent en aisance lors de leurs présentations, en s’appuyant sur un outil moderne qui renvoie une image professionnelle. Les échanges sont plus fluides, les contenus plus pertinents, et l’intégration de formats variés, notamment la vidéo, permet de dynamiser les rendez-vous et de capter davantage l’attention.

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